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Les séminaires en quête de personnalisation

Isabel Soubelet

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Les séminaires en quête de personnalisation

© Photo : Image bank

Si la rapidité est le critère numéro un pour le déjeuner, les clients de séminaires apprécient pour le dîner l'originalité et la mise en scène de la prestation. Une façon pour les organisateurs de marquer les esprits.

Les séminaires et les conventions sont des outils de management et d'image. Ils servent à faire passer des messages forts et parfois difficiles », explique Mark Watkins, président de Coach Omnium. Selon la dernière étude annuelle que la société a publiée en partenariat avec Bedouk Meetings & Events Media, les entreprises établies en France ont dépensé 8,65 MdE sur le marché des groupes affaires, soit une hausse estimée à 1,2 % par rapport à 2004. Un marché conséquent qui revêt différents types de manifestations (lire glossaire), souvent confondues sous le terme générique de séminaire.

 

Information du réseau, formation, motivation et stimulation des équipes, fidélisation des clients, réunion annuelle d'entreprises, lancement de produits, opérations de relations publiques, comités de direction... l'éventail des occasions est large. Avec des répercussions sur le type de restauration choisie. C'est pourquoi l'offre des prestataires (agences, traiteurs ou hôteliers) est abondante. Si le nombre de manifestations diminue, les entreprises jouent la carte de la qualité. Car ces événements sont avant tout une question d'image. À soigner absolument.

 

Qu'il dure un ou plusieurs jours, le séminaire est jalonné par des pauses et des moments de restauration. L'accueil des participants, le repas de midi, le dîner...

 

 

Un déjeuner rapide et léger

 

Pour le déjeuner, la tendance est plutôt à une formule rapide et légère. Mais sans exclure la qualité. Bien au contraire. « Notre priorité, c'est la qualité de la prestation. Pour varier les moments, il y a souvent un déjeuner assis et un buffet déjeunatoire. La difficulté réside dans le choix du lieu. En effet, si le prestataire possède sa propre restauration, le coût est moins élevé, mais l'offre n'est pas toujours assez large », déplore Dominique Cormier, directrice de la communication interne et des relations sociales de France Loisirs. Le choix dépend aussi du temps imparti. « La gestion du temps est mieux maîtrisée avec un service à l'assiette. Mais le buffet peut être un choix optimum quand le client détermine en amont le temps du repas », explique Skander Ayari, responsable des opérations banquets et événements du Hilton Paris Suffren. Le buffet présente aussi l'avantage de permettre à chacun de trouver au moins un met qui le contente. Entrées, plats chauds (poisson et viande), fromages et desserts. Le timing serré se double, en général, d'une recherche de légèreté voire d'équilibre alimentaire. Il est important que les participants puissent travailler dans de bonnes conditions l'après-midi. Certains établissements, tel le Hilton Paris Suffren, mettent en place pour des groupes de 30 à 40 personnes des buffets sur le pouce, roulants et qui impliquent de manger debout.

 

Dans tous les cas, trois critères essentiels sont à retenir pour éviter les déconvenues : la population visée, le lieu et le montant du budget alloué. « Lors de nos séminaires ou workshops scientifiques, nous accueillons une clientèle à 80 % internationale. Il y a 3 à 4 % de végétariens, c'est donc une donnée que nous prenons en compte dès la commande », précise Serge Claisse, responsable des manifestations extérieures de l'Institut Max Von Laue-Paul Langevin à Grenoble.

 

Le rôle de l'intermédiaire entre le prestataire de restauration et le consommateur final est donc de bien anticiper l'événement, de connaître au mieux les habitudes alimentaires des participants et de les transmettre en amont. La tâche est relativement simple pour un groupe de 15 à 20 personnes, elle devient beaucoup plus délicate, voire impossible, pour une assemblée de 200 convives.

 

 

La mise en scène s'invite au dîner

 

Aussi la prudence est-elle de rigueur. « Je fais systématiquement attention au choix. Je panache viande et poisson, je ne prends pas de porc, je choisis peu de plats en sauce et je propose toujours deux types de vinaigrette », confirme Nicole Lemarchand, assistante commerciale sur le site parisien de Biomérieux.

 

Au dîner, « la différence se fait sur les mets et surtout sur l'originalité et la créativité. Mais il ne faut pas oublier les fondamentaux de l'assiette, ni multiplier à outrance les mélanges de saveurs. Pour 200 personnes, il est nécessaire de présenter des plats fédérateurs afin de contenter le maximum de personnes. La restauration doit être qualitative. C'est un poste qui ne peut être négligé et sur lequel il faut rester vigilant », argumente Vincent Dumont, directeur général de Chaikana, agence conseil en communication événementielle. « Les classiques de la cuisine traditionnelle française sont souvent les best-sellers. Côté boissons, la présence de champagne, est importante, il est symbole de festivité. Pour une soirée de clôture d'un congrès, on apporte une personnalisation de l'offre qui concerne le contenu de l'assiette, la décoration et le choix du lieu », explique Thierry Issachar, directeur du pôle événementiel de l'agence Alerte orange. Présence de spécialistes du chocolat ou du café, cocktail dînatoire assisté d'un oenologue, animations culinaires dans l'esprit du chef barcelonais Ferran Adrian... « La restauration est une donnée à part entière dans laquelle la notion de plaisir est déterminante. Et pour certaines occasions, on peut parler de scénographie », conclut Vincent Dumont. Quand le budget suit, les idées explosent. Et l'originalité s'expose.

 

Voir complément d'enquête sur www.neorestauration.com

Trois questions à Benoit Rosenthal, directeur général de Bedouk, Meetings & Events Media

 

« La restauration ne peut prendre de risque »


Quelles sont les éléments importants d'un séminaire ?

Le séminaire est un outil de management et de marketing. Destiné à une population interne ou externe, il cherche avant tout à faire passer un message. Il ne faut jamais oublier que le but est de marquer les esprits. Il est donc important de sortir de l'ordinaire et du contexte habituel.

 

Quelle place y occupe la restauration ?

Le type de restauration découle de la population visée et du contenu du message. L'organisateur, agence ou responsable interne à l'entreprise, joue un rôle déterminant. Il doit trouver le « bon endroit », c'est-à-dire celui qui correspond le mieux à la situation donnée. En restauration, il faut distinguer deux points : l'utile et le plaisir. Mais même si le déjeuner est rapide, il doit être de qualité, léger et agréable. Il n'y a pas d'opposition entre rapidité et plaisir. Quant au dîner, au repas festif, la gastronomie à la française reste fondamentale.


Le contenu de l'assiette est-il le seul point à soigner ?

Aujourd'hui, la restauration ne se limite pas à une assiette. Il faut tenir compte de la qualité des produits, de l'environnement, du cadre. Un séminaire véhicule une image de marque. Privatiser un lieu, proposer une ambiance particulière sont des éléments qui permettent de bénéficier de la notoriété de l'événement organisé. Pour la clientèle étrangère, la gastronomie française est un atout. Au final, la restauration est l'aspect dont se souviennent tous les participants. Et c'est un domaine où il ne peut y avoir de prise de risque.

Qui sont-ils ?


Les prescripteurs

  • Secrétaires de direction
  •  Responsables des manifestations extérieures
  • Directeurs et responsables de la communication ou du marketing
  • Agences de communication ou spécialisées en événementiel


Les consommateurs finaux

  • Dirigeants et cadres
  • Commerciaux
  • Collaborateurs internes
  • Partenaires invités
  • Clients VIP
  • Délégations étrangères

Glossaire

 

  • Journée d'étude : réunion durant une journée, sans hébergement
  • Séminaire résidentiel : réunion sur 2 ou plusieurs jours, avec hébergement sur place
  • Incentive : séminaire de stimulation, de récompense ou de motivation
  • Convention : réunion de l'ensemble des collaborateurs ou cadres d'une entreprise

 

Source : Étude conjoncturelle exclusive sur le tourisme d'affaires en 2005/2006. Bedouk Meetings & Events Media - Coach Omnium.

Leurs attentes

 

  • Une formule rapide et légère pour le déjeuner
  • Un respect du timing
  • Une personnalisation de la prestation le soir sous la forme d'un repas assis ou d'un cocktail dînatoire
  • Un lieu agréable qui sort de l'ordinaire
  • Une attention particulière portée à la globalité de la prestation

 

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