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Des formations pour devenir organisateur de réceptions

ENCARNA BRAVO

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Des formations pour devenir  organisateur de réceptions

Philippe Caillé (au centre), consultant et expert auprès de Ceproc Evolution Pro, aide les PME et TPE à monter une réception digne des professionnels.

© Pascal GUITTET

Ceproc Evolution Pro propose deux modules de formation destinés aux traiteurs souhaitant devenir organisateurs de réceptions. Le stage leur permet d'acquérir les connaissances et les outils pour apprendre à maîtriser tous les aspects d'une prestation.


Conscients des difficultés et des dangers encourus s'ils ne maîtrisent pas entièrement leur prestation, les TOR (traiteurs organisateurs de réceptions) ne laissent aucune place pour l'improvisation. Pour travailler avec efficacité, certains ont recours aux stages du Ceproc Evolution Pro, orchestrés et animés par Philippe Caillé*, consultant et expert en organisation de réceptions. La formation s'articule autour de deux modules. Le premier présente tous les aspects d'une réception : la constitution d'un dossier commercial et la logistique. Le second apprend à les maîtriser, du repas assis au service cocktail.

Ces stages répondent à des attentes précises d'entreprises (PME et TPE) de traiteurs ou de charcutiers traiteurs qui ne sont pas formés à l'organisation de réceptions. Souvent confrontés à un développement de clientèle (institutionnelle, entreprise), ils sont à la recherche d'outils pratiques pour savoir monter une réception digne d'un professionnel. Pour mener à bien un tel projet, méthode, technique et savoir-faire sont indispensables.

Au cours du premier module, le stagiaire élabore un fil conducteur d'entretien téléphonique pour la prise en compte des renseignements d'une réception. Il apprend à réaliser un plan d'implantation avant la prise de rendez-vous, qui sera l'occasion de discuter avec le client de ses attentes.

SAVOIR AVANT TOUT VENDRE UN CONCEPT

« Lorsqu'un TOR vend une réception, il vend un concept. C'est-à-dire un décor, des produits et des boissons, un service, du personnel... Cela implique des connaissances en gestion, car il faut calculer les coûts », explique Philippe Caillé. Objectif : être capable de présenter un devis au client, intégrant tous les paramètres d'une réception. Au traiteur de chiffrer chaque poste (produits, location de matériel, boissons, personnel...)

Reste à aborder le transport des produits de la cuisine à la salle de réception. C'est-à-dire prévoir l'organisation méthodique des commandes, l'évaluation des moyens matériels et humains en fonction de la prestation et des produits. « Les différentes techniques de dressage et d'envoi, la nécessité de travailler en bonne coordination avec la salle sont aussi au programme », ajoute Philippe Caillé. Sans oublier l'organisation de la partie office et l'organisation de la salle.

Les modules sont aussi l'occasion de découvrir et d'utiliser un logiciel de gestion créé spécialement pour le métier de TOR. Il est destiné à la gestion de la prestation dans sa globalité. « C'est un outil pour les professionnels utilisateurs de PC, destiné à la gestion commerciale, et ce à tous les postes d'une prestation », explique l'intervenant. À la fin de la formation, un support pédagogique complet est remis au stagiaire, un moyen d'éviter la déperdition d'informations. Il peut ainsi s'y replonger au moindre doute, dans sa pratique quotidienne.

Désireux d'apporter un enseignement au plus près des attentes des traiteurs, Ceproc Evolution Pro propose un suivi en entreprise. Deux ou trois mois après le stage et plusieurs fois par an, l'intervenant du stage peut se rendre sur place pour appuyer la démarche engagée. Une action pour accompagner la mise en place avec les autres membres de l'équipe qui n'ont pas suivi la formation.

*Philippe Caillé a participé à la rédaction du référentiel de certification TOR pour les Bac+2.

LES ENJEUX

  • Apprendre à vendre un concept complet
  • Connaître le coût précis d'une prestation pour bien la vendre et maîtriser tous les aspects d'un devis (logistique et d'organisation)
  • Appréhender l'organisation de la réception afin d'offrir un service à la hauteur de la qualité des produits vendus
  • Optimiser le management de la réception
  • Être en phase avec l'intérêt du client, de l'entreprise et des collaborateurs

L'AVIS DE... PHILIPPE PLISSON

Directeur du centre de formation continue des métiers de la gastronomie Ceproc Evolution Pro « Nous avons mis au point les modules de la formation « Organiser une réception de A à Z » pour apporter un savoir-faire supplémentaire aux traiteurs ou à ceux qui sont amenés à organiser une prestation et qui ont besoin de méthode. Car bien que traiteur constitue un métier à part entière, il n'existe pas de formation initiale. Les stagiaires sont des professionnels de l'univers de la restauration et des métiers de bouche à qui nous donnons des outils et des moyens. L'idée est qu'ils s'approprient des connaissances et qu'ils soient capables de les adapter, quelle que soit la taille de leur entreprise. »

LES AVANTAGES

  • POUR L'ENTREPRISE
    - Adopter, par l'intermédiaire du stagiaire, une méthode de travail
    - Bénéficier d'outils personnalisés
    - Éviter les erreurs d'organisation, et donc gagner du temps
    - Offrir un service plus qualitatif
  • POUR LE SALARIÉ
    - Acquérir un savoir non acquis en école
    - Connaître et maîtriser les outils (logiciel...)
    - Échanger avec les autres professionnels participants
    - Apprendre en groupe restreint (entre 8 et 12 personnes)
    - Repartir avec un devis type, des applications, des implantations de salle...

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