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Comment prévoir les effectifs ?

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Comment prévoir les effectifs ?

Laurent Pailhès

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La prévision des effectifs est certainement l'un des exercices les plus délicats à réaliser dans l'art de manager un restaurant. Voici quelques pistes pour y parvenir.

EXISTE-T-IL DES NORMES ?

Les normes de productivité dans un restaurant ne sont pas disponibles dans les livres. La productivité peut être très différente d'un restaurant à un autre, même à standing équivalent. Quant aux plats, ils peuvent être plus ou moins élaborés en amont de la production du restaurant. Le coût du personnel ne saurait donc être pris isolément du coût matière. Ce que le restaurant peut gagner en maind'oeuvre, il le perd en coût matière et vice versa. Néanmoins, nous pouvons avancer un seuil minimal de « prime cost » (addition du coût matière et des frais de personnel) en deçà duquel le client perçoit un problème de qualité : nous fixons ce seuil à 65%. Par exemple, si le restaurant a un objectif de coût matière de 30%, un ratio de 35% de masse salariale sur le chiffre d'affaires HT sera la norme pour prévoir les effectifs.

COMMENT PROCÉDER POUR PRÉVOIR LA MASSE SALARIALE NORMÉE ?

Il faut définir le volume imparti à la masse salariale selon le calcul suivant : chiffre d'affaires prévisionnel x ratio de 35% = masse salariale normée.

Si la masse salariale prévisionnelle est supérieure de plus de 15% à la masse salariale normée, l'organisation est inadaptée au volume d'activité. Le modèle est à revoir, soit en termes d'effectifs, de salaires ou de chiffre d'affaires. Si la masse salariale prévisionnelle est inférieure de plus de 15 % à la masse salariale normée, le client percevra probablement un problème de qualité.

COMMENT CALCULER LA MASSE SALARIALE PRÉVISIONNELLE ?

En fonction du nombre de couverts par service, il est utile de construire un planning heure par heure sur les sept jours de la semaine, à l'intérieur duquel les effectifs sont fixés en équivalent temps plein et par catégorie (management, production cuisine, production salle, entretien). On peut ensuite en déduire l'effectif réel en ajoutant la main-d'oeuvre nécessaire pour la prise des congés hebdomadaires. Les congés annuels sont valorisés autrement.

À partir de l'effectif réel, les salaires bruts mensuels doivent être valorisés de manière individuelle sur douze mois. Une fois que le total des montants annuels est effectué, il faut ajouter 35 % de charges sociales et 10 % pour les congés payés. Même si le taux de charges patronales avoisine plutôt 45 % des salaires bruts, on observe en réalité un ratio de 35 %, compte tenu notamment de l'influence des contrats aidés. On obtient ainsi la masse salariale prévisionnelle. Il est intéressant de la comparer à la masse salariale normée (lire ci-dessous), mais également au total des charges de personnel enregistrées en comptabilité.

QUID DE LA RÉMUNÉRATION DE L'EXPLOITANT ?

Les modèles qui font abstraction de la rémunération de l'exploitant pour embellir une faisabilité présumée sont à bannir. Pour cela, il faut distinguer trois types de rémunération pour le patron : la rémunération du capital investi (apport financier), la rémunération liée à la création de valeur (fonds de commerce), la rémunération du travail de tous les jours (salaire ou prélèvement). Dans ce dernier cas - celui qui nous intéresse -, la rémunération du travail de l'exploitant se calcule de la même façon que les autres membres de l'effectif : au temps passé.

LES RECOMMANDATIONS POUR STABILISER LES EFFECTIFS

Faire participer les personnes encadrant des équipes à la définition des plannings. Envisager le recours au temps partiel pour solutionner en partie les difficultés liées aux services en coupure. Privilégier des hauteurs de rémunération supérieures aux moyennes, et le faire savoir. Réaliser des entretiens croisés lors des recrutements de postes d'encadrement. Inclure l'avis d'un client représentatif pour vous dans la sélection de votre personnel. Fournir un véritable cadre d'écoute lors des entretiens d'évaluation, ainsi qu'un retour sur les thèmes soulevés en entretien dans les deux semaines qui suivent.

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